Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang berkaitan dengan bukti keterangan suatu perusahaan, instansi, suatu keluarga dan masyarakat.
Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip- arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi. dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat.
Kearsipan sangat lah penting dalam suatu instansi, jika dalam suatu instansi tidak memiliki sistem kearsipan yang baik dan benar, maka akan kesulitan dalam penyimpanan dokumen dokumen. berikut peranan yang sangat penting dalam kearsipan.
Macam
– Macam Peralatan Kearsipan
a. Filing Cabinet
yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1
– 6 laci, tetapi yang paling banyak di gunakan 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat
menampung 5000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus (
Vertikal ) berderet kebelakang. Filing Cabinet berguna untuk menyimpan arsip
atau berkas yang bersifat aktf.
b. Rotary ( Alat Penyimpanan Berputar )
yaitu semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip di
lakukan secara berputar.alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam
atau besi. Arsip di simpan pada alat ini secara lateral.
c. Lemari arsip
yaitu lemari tempat penyimpan arsip dalam berbagai bentuk
arsip yang terbuat dari kayu atau besi yang di lengkapi dengan d. Rak
Arsip. Yaitu lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara
lateral. Arsip yang ingin di simpan di rak, terlebih dahulu di masukkan kedalam
ordner atau kotak arsip.
d. Map Arsip
yaitu lipatan yang terbuat dari karton atau kertas tebal
(Plastik) yang di gunakan untuk menyimpan arsip (surat). Map arsip terbagi atas
beberapa macam :
1.
Stopmap folio,
yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menompang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Stopmap
folio di gunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga
dapat untuk penyimpanan arsip yang sudah inaktif, dimana map berisi kumpulan
arsip ini akan di bandle atau di ikat dengan menggunakan tali.
2.
Map snelhecter,
yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun
penutup dan arsip yang di simpan bersipat inaktif tetapi dapat juga bersipat
aktif.
3.
Folder, yaitu
map tanpa di lengkapi daun penutup dan berupa lipatan kertas tebal/plastic
saja. Map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di masukkan
dalam kotak arsip secara vertical. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian yang
menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada di
dalam folder tersebut.
4.
Hanging folder,
yaitu folder yang mempunyai besi penggantung dan di pasang pada gawang yang ada
di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau
indeks arsip yang ada di dalamnya.
e. Guide
yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang di gunakan
sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Dan terdiri atas 2
bagian yaitu :
1.
Tab Guide, yaitu bagian yang
menonjol untuk menuliskan kode – kode, tanda – tanda atau indeks ( pengelompokan
arsip ).
2.
Badan Guide, fungsinya untuk
menopang arsip – arsip yang ada di belakangnya.
Posisi tab guide ada 3, yaitu :
1.
Guide pertama terletak di posisi
atas sebelah kiri.
2.
Guide kedua terletak di posisi atas
bagian tengah.
3.
Guide ketiga terletak pada posisi
atas sebelah kanan.
f. Ordner
yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di
dalamnya terdapat besi penjepit.arsip akan di simpan ordner terlebih dahulu
dengan menggunakan perforator.
g. Stapler
adalah alat yang di gunakan untuk menyatukan
sejumlah kertas.
1. Stapler kecil maksimum 10
lembar kertas
2. Stapler sedang mampu sampai
10-20 lembar kertas
3. Stapler besar mampu sampai
20 lembar
h. Perforator
adalah alat yang di gunakan untuk
melubangi kertas.
i. Numerator
adalah alat untuk membubuhkan nomor
pada lembaran dokumen.
j. Kotak/bok
adalah kotak yang di gunakan untuk
menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
k. Alat Sotir
adalah yang di gunakan untuk
memisahkan surat/warkat yang di terima, di proses, di kirimkan, dan di simpan
ke dalam folder masing – masing.
l. Label adalah alat
yang di gunakan untuk untuk memberi judul pada map/folder guide.
m. Tickler File
adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi
untuk menyimpan arsip berbentuk kecil, seperti lembar pinjam arsip, kartu
kendali yang memiliki jatuh tempo.
n. Cardex ( Card Index ) cabinet
adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan kartu indeks
dengan menggunakan laci-laci yang dapat di tarik keluar memanjang.
o. Rak/Laci kartu
adalah laci – laci yang di susun secara teratur dalam rak,
untuk menyimpan kartu ukuran kecil yang di susun secara Vertikal.
p. Alat penyimpanan khusus
adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan arsip dalam
bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD, Kaset Dan lain –lain
Jenis
– Jenis Perlengkapan Kearsipan
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang di
gunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak
tahan lama ( penggunaanya relative singkat ) artinya bahan-bahan ini selalu di
sediakan secara terus menerus.
1. Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu
arsip/warkat yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip.
Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di
gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.
Kartu indeks memuat informasi
tentang:
a.
Judul/nama surat
b.
Nomor surat
c.
Hal surat
d.
Tanggal surat
e.
Kode surat
f.
Kode kartu indeks
2. Kartu Tunjuk Silang adalah kartu
untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan
kartu tunjuk silang dan ukuranya 12,5 x 7,5
3. Lembar Pinjam Arsip adalah lembaran
atau formulir yang di gunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip.
Adapun gunanya :
1.
Sebagai bahan bukti adanya peminjam
arsip
2.
Sebagai ingatan untuk mengetahui
siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang di pinjam.
3.
Sebagai tanda bahwa arsip yang di
maksud sedang di pinjam
4.
Mencegah terjadinya kehilangan arsip
karena peminjaman yang tidak di kembalikan.
5.
Sebagai dasar untuk melakukan
penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip di
buat 3 lembar, Yaitu :
1.
Lembar 1 untuk di tempatkan pada
tempat peminjaman arsip
2.
Lembar 2 untuk meminjam arsip
sebagai bukti peminjaman.
3.
Lembar 3 untuk petugas asip yang di
simpan pada ticler file sebagai bahan ingatan.
4. Map Pengganti adalah adalah map yang
digunakan untuk menggantikan surat – surat yang di pinjam sekaligus dengan
mapnya,
5.
Buku Arsip adalah buku yang di
gunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.
No comments:
Post a Comment